Kategorien
Business Motivation & Erfolg

Fokus als Schlüsselfaktor für erfolgreiche Projekte

Studie zeigt: Multitasking Studie zeigt: Multitasking schadet Mensch und Unternehmenschadet Mensch und Unternehmen. 

Negatives Multitasking gilt als Hauptursache für Probleme in der Multiprojekt-Steuerung in Unternehmen. Zu viele Aufgaben laufen parallel bzw. können nicht ohne Unterbrechung abgeschlossen werden. Woran liegt das? Und wie kann das geändert werden? Eine Studie, die das Unternehmen Vistem gemeinsam mit Prof. Komus, Professor an der Hochschule Koblenz, durchführte, liefert Antworten.

Dank moderner Informationstechnologien kommunizieren wir auf allen Kanälen. Gleichzeitig versuchen wir eine ständig wachsende Anzahl an anstehenden Aufgaben mit höchster Geschwindigkeit zu erledigen. Der Ruf nach Effektivität und Effizienz ist allgegenwärtig. Wie ein Computer sollen wir möglichst viele Prozesse gleichzeitig steuern und dabei das Tempo weiterhin steigern. Was vielen Menschen längst bewusst ist, bestätigt nun auch eine große Studie zum negativen Multitasking 2016: Multitasking ist nicht nur eine Sackgasse, es schadet Mensch und Unternehmen in einem enormen Ausmaß. Die langfristigen Folgen, wenn auch ansatzweise bereits deutlich durch eine drastische Zunahme von körperlichen, vor allem aber psychischen Erkrankungen, sind für uns alle noch nicht abschätzbar.

Von Wertschöpfung keine Spur!

Regelmäßig werden in Unternehmen Arbeiten nicht zu Ende geführt, bevor neue begonnen werden. Mehr als 60 Prozent der Befragten denken, dass ein erheblicher Teil des Aufwands (>20%) nicht wertschöpfend eingesetzt wird. Das ist nur eines der Ergebnisse der Studie „Multitasking im Projektmanagement – Status Quo und Potentiale“. Befragt wurden dafür 498 Teilnehmer aus 20 Branchen, darunter ca. 50 % aus Unternehmen mit bis zu 500 Mitarbeitern sowie 50 % mit einer Zahl zwischen 1.000 und 10.000 Beschäftigen. Auch wenn die schädliche Wirkung von Multitasking im Projektmanagement in der Unternehmenspraxis bereits seit langem diskutiert wird, gab es aufgrund mangelnder systematischer Untersuchungen bislang keine gesicherten Erkenntnisse. Diese liefert nun die aktuelle Studie:

  • 25 % der Teilnehmer mit hohem Multitasking-Anteil schätzen den Erfolg ihres Unternehmens durchschnittlich schlechter ein: Potential zur Verbesserung des Projektdurchlaufs über 25 %.
  • Fast 70 % der Befragten sind der Meinung, dass mindestens 30 % der Projektlaufzeit eingespart werden können.
  • Nur 2 % der Befragten arbeiten nicht parallel an mehreren Aufgaben.
  • Nur 10 % der Befragten können Aufgaben ohne Unterbrechungen fertig stellen.
  • Bei fast 80 % gibt es eine erhebliche Anzahl an Spezialisten, die nicht vertreten werden können.
  • Fast 70 % der Gruppenleiter haben mit ständig wechselnden Prioritäten zu kämpfen.
  • In knapp 70 % der Fälle muss auf Managementunterstützung gewartet werden bzw. verzögert sich das Projekt.
  • Mehr als 75 % der Projekte starten unzureichend vorbereitet und verursachen damit Mehraufwand.
  • Bei fast 60 % der Befragten sind im Projektplan nur „gefühlte“ Puffer
  • Bei 80 % der Befragten führen ständige Änderungen der operativen Prioritäten zu häufigen Unterbrechungen.
Deutliches Verbesserungspotential

Ein besseres Verständnis zugrunde liegender Zusammenhänge  ermöglicht es, konkrete Verbesserungspotentiale aufzuzeigen: Wenn Projekte fließen, können mehr Projekte in kürzerer Zeit bei gleichen Ressourcen durchgeführt werden. Gut gemanagte Projekte führen zu nachhaltig florierenden Unternehmen und sichern eine zunehmende Gewinnsteigerung. Spannend an dieser Stelle: Die Einsparpotentiale wurden dort als besonders hoch eingestuft, wo die Indikatoren für Multitasking besonders ausgeprägt waren. Übermäßiges Multitasking und Einsparpotentiale bedingen sich also. Um diese Potentiale weiterhin zu heben, spielen laut Studie die Nutzung agiler Methoden sowie einer entsprechenden Projektmanagement-Methodenkompetenz eine wichtige Rolle.

Unternehmen mit einem hohen negativen Multitasking-Anteil sind deutlich weniger erfolgreich. Umgekehrt gilt: Wird in Unternehmen Projektmanagement tatsächlich gelebt, ist der negative Multitasking-Einfluss deutlich geringer. Weitere Infos: http://vistem.eu/studie-negatives-multitasking/

Kategorien
Motivation & Erfolg Zeit-Management

Multitasking ist uneffektiv und gefährlich zugleich

Vor allem Frauen sollen selbstdeklarierte Multitasking-Talente sein, doch die Wahrheit ist, dass wenn man gleichzeitg viele komplexe Aufgaben gleichzeitig erledigen will, leidet darunter die Qualität der Resultate  – vor allem bei der Arbeit.

Die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin Dortmund veröffentlichte kürzlich eine Studie, die zeigt, Multitasking erzeugt vor allem Stress und frisst meistens nur Zeit. Multitasking soll dabei auch die Unfallgefahr steigern.

Kategorien
Motivation & Erfolg

Die 5 effektivsten Lerntechniken

Die Vielfalt an verschiedenen Lernmethoden und Lerntechniken sorgt immer wieder für den Wirbel über ihre Effektivität. Deshalb haben der Psychologe John Dunlosky von der Kent University in Ohio und seine Kollegen über 700 Arbeiten gesichtet, die verschiedenen Lerntechniken in Praxis auswerten.

Sie haben eine Skala angerichtet, die Lerntechniken nach Effektivität von empfehlenswert bis eher hinderlich bewerten soll. Interessanterweise schnitten sich vor allem das sogenannte Hervorgeben von Informationen (etwa per Textmarker oder Bleistift) und wiederholtes Lesen schlecht ab, obwohl sie ganz verbreitete Methoden sind. Die top 5 der effektivsten Lerntechniken nach Angaben des Psychologen Dunlosky und seiner Kollegen sind:

Sich selbst testen! Selbsttest ist der sicherste Weg, neues Wissen zu behalten. Wenn Sie richtig was lernen wollen, erklären Sie Stoff anderen und seien Sie bereit, nach der Leistungsmessung die Lücken im Wissen noch sorgfältiger zu prüfen. Auch wenn man noch gar nichts weiß, sind Selbsttests eine gute Methode, um Empfindung zu bekommen was man eigentlich studieren soll. Offenbar hilft die gedankliche Vorbereitung später, neue Informationen besser in das bereits Bekannte einzukomponieren.

Lerne in kleinen Portionen. Nehmen Sie sich mehr Zeit und verteilen Sie das Stoph in kleine handliche Portionen. Das ist in der Regel viel effektiver, als auf dem letzten Tag zu warten und sich dann mit zu vielen Informationen kaputtmachen. Ihre Effektivität steigt umso mehr, wenn sie zwischen Lerneinheiten auch regelmäßig Test- und Entspannungsphasen einlegen.

Warum – Alpha und Omega der Fragen. Warum sind Blätter grün und warum ist 1 + 1 gleich 2? Wer sich solche Fragen stellt, kann sich auch die Antworten viel besser merken. Gute Pädagogen wissen, dass es wenig bringt, Schüler mit vorbereiteten Antworten zu verzärteln. Was ist das Problem? Wie können wir es lösen? Warum lohnt es sich, etwas zu lösen? Solche Fragen bringen in der Regel mehr als blasse Antworte.

Es ist gut zu wissen, was man eigentlich (nicht) weißt. Hier geht vor allem um die richtigen Assoziationen. Was hat das mit dem zu tun, was ich schon kenne? Woran erinnert mich das? Wie kann ich alles, was ich bis jetzt gelernt habe, in mein Vorwissen einfügen? Solches Denken, das auch als metakognitive wissen bezeichnet wird, erleichtert uns, eine große Menge an Informationen besser zu prozessieren. Zu wissen, was man (noch) nicht weiß, ist öfter viel bedeutsamer als zum Beispiel wiederholtes Lesen.

Abwechslungsreiches Lernen. Man soll eine Vielfalt von verschiedenen Lernmethoden benutzen, wenn man starkes Wissen besitzen will. Dadurch steigt man auch das Gedächtnis, bringt aber auch die Tatsache mit, dass man eine ultimative Lerntechnik bis jetzt leider noch nicht gefunden hat.

Kategorien
Motivation & Erfolg Zeit-Management

Zeit-Management: Mehr Arbeit in der kürzesten Zeit schaffen

Zeit ist Geld. Dieses Spruch ist das Urgestein von Zeit Management, die Tugend der effektiven Menschen ist. Es gibt unzählige Techniken und Routinen, wir werden hier aber versuchen, nur die wirklich bedeutende zu bearbeiten. Auch Sie können mit Hilfe der Zeit-Management-Techniken ihre Produktivität beachtlich steigern und sich auch von ständigen Stress zu befreien.

Konzentrieren Sie sich an die Ergebnisse, nicht auf die Idee, beschäftig sein zu müssen. Einige Leute scheinen immer voll beschäftigt zu sein, schaffen aber wenig, vor allem, weil sie sich nicht auf die Wesentliche konzentrieren.

Die 80/20-Regel

Das Prinzip von Pareto oder die 80/20-Regel gilt auch fÜr das Zeit-Management. Im meisten Fällen schafft man bei mangelnder Konzentration in 80 Prozent Zeit tatsächlich nur 20 Prozent der Arbeit – die restlichen 80 Prozent werden in der verblieben 20 Prozent erledigt. Das Verhältnis ist zwar nicht immer 80:20, es ist aber eine Tatsache, das solche Zeit-Effektivität-Ordnung für die meisten Arbeitsprozesse seine Geltung hat.

zeit-management-pareto-prinzip

Mit der Einführung von Techniken und Routinen für besseres Zeit-Management kann man durchaus Effektivität verbessern und Produktivität bei der Arbeit steigern und das dermaßen, dass man wirklich das größten Benefit in der kürzesten Zeit schaffen kann.

Video: Zeit-Management Tipps